Планирование конференции

Доброго времени суток, кто бы вы ни были, где бы вы ни были, и какое бы время суток сейчас не показывали часы. Собрались мы вот по какому поводу: так или иначе, но всем здесь присутствующим нужно организовать конференцию. Не важно какую – правила для всех универсальны. Важно, по сути одно: чтобы всё прошло на «ура» планирование конференции должно быть на высшем уровне. То есть залогом успеха в проведении любого мероприятия становится то, что у вас чётко проработан план действий, и вы ему строго следуете.

В планировании конференции, так же как и в составлении любого плана, работает метод индукции: составьте список главных целей, которые вам придётся решить, а затем разбивайте их на более мелкие, частные. К примеру, первоначальным планом может стать такая композиция: Прибытие гостей -> Проведение конференции -> Отъезд. Казалось бы, какие три простых вопроса! Но, сейчас попытаемся разбить их на гораздо более мелкие и частные проблемы.

Предположим, что количество участников конференции и темы их докладов уже определены. Тогда тему «прибытие гостей» можно начинать разбивать: Время прибытия + гостиница + освоение в незнакомом городе. Это основные вопросы, которые вам так или иначе придётся решить. По-хорошему, это далеко не последний шаг деления проблем: составить таблицу прибытий + организовать встречу каждого гостя + доставить их; выбрать гостиницу недалеко от места проведения + зарегистрировать там гостей; обеспечить путь участников до места конференции + организовать экскурсии. Впрочем, все эти вопросы (их наличие и решение) зависят уже от конкретных обстоятельств. Далее, мы не будем останавливаться на конкретном планировании конференции, мы будем просто определять круг проблем – с переходом к частностям разбирайтесь сами.

Когда все гости конференции встречены и привезены, вам придётся решать проблемы организации. Прежде всего, выберите формат, ключевой выбор между двух огней: круглый стол или зрительский зал. Первый вариант больше способствует дискуссии и спору, ставит участников и докладчика на примерно равные ступени. Такое решение очень хорошо для собраний великих учёных, которым есть о чём побеседовать. С другой стороны, для школьной конференции гораздо лучше будет формат зрительного зала: человек выходит перед всеми, встаёт за трибуну и начинает вещать. Такой выбор хорош в тех случаях, если, собственно, спорить не о чем – а все собрались слушать, в крайнем случае, задавая вопросы. Например, конференция открытий.

Не забывайте так же разобраться со всеми техническими вопросами. Удостоверьтесь, чтобы все презентации и цифровые дополнения рассказчиков были приготовлены (в идеале) за день. Тогда уж точно не возникнет ситуация (очень, между прочим, классическая) «флэшка не читается» «Диск царапанный» и подобное. Не менее важно настроить проекторы, мониторы и дополнительные дисплеи. Как показывает практика, если что-то портится в той области, то восстановить быстро это сложнее всего.

Обратите внимание на расположение участников в определённом порядке. Чтобы сделать максимально интересной конференцию, разведите похожие темы в разные концы списка. Долго слушать про одно и то же нет ни желания, ни терпения. В идеале, вам стоит знать доклады и манеры докладчиков – и, в таком случае удастся слабых лекторов перемешать с выдающимися (иначе, представляете, первая половина будет интересной, а со второй люди будут уходить?).

По сути, чтобы заняться планированием конференции – не нужно много ума. Нужно только досконально представлять то, чего вы хотите и уметь конкретно решать каждый (даже самый мелочный) вопрос. Когда приучите себя к этому – все проблемы просто исчерпают себя.

 

Комментировать

Filtered HTML

  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Разрешённые HTML-теги: <a> <em> <strong> <cite> <blockquote> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd>
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.